三个层面:信息的传递,观点和方案的传达,说服与赢得支持
在企业管理活动中,沟通是一个永恒的话题。作为管理者,人们必须学会更为良好的沟通方式,而不能顺从习惯。借由沟通,管理者把理念和行动的指令传递到企业的各个角落,甚至翻译成另外的语言和文字,传递到大洋彼岸。这种不断的沟通,把人们凝聚为一个集体,产生出任何个人都不具备、不可能具备的强大的功用。
沟通是如此重要。在我们不断学习和提升沟通能力的时候,大概我们已经意识到,或者隐约地意识到沟通具有某种层次。从功能性这个角度而言,沟通有三个层次。区分这三个层次,会对绝大多数人都非常有益。这三个层次是:
第一个层次:信息的传递;
第二个层次:观点和方案的传达;
第三个层次:说服与赢得支持。
沟通的第一个层次:信息的传递
对于管理沟通而言,最基础的层面是信息的传递。今天的我们都知道信息的价值。但信息有无价值,取决于它是否准确。不准确的信息没有价值,反而有害。
在企业管理当中,自下而上的信息传递非常重要,它是企业高层决策的基础。古谚有云:“巧妇难为无米之炊”。尽管我们的高层管理者都身经百战、经验丰富,但是如果没有自下而上的事实传递,并以此做为依据,决策就难免于失误。
沟通的第二个层次:观点和方案的传递
一些初入职场的年轻朋友,常常会吐槽这样得问题:为什么我的领导不替我做决定呢?他为什么不帮助我呢?
问题是:领导是替我们拿主意的那个人吗?
我们年轻的朋友,可能会有这样的误解,以为我做的事情、我遇到的工作困难,领导都知道,都了解。事实上,每一个管理者都深陷在自己当下的事务之中,并没有办法真正照顾到每一个下属。
同在一个企业中,我们和领导办公室的距离只有几步远。这往往会给我们一个错觉,就是,我们和领导的距离就只有这么远。而事实上,大家活跃在不同的信息的战场上。每一个战场上都有“信息的轰炸”。当两个人进行沟通的时候,调整到同一个频道上,并不是一件容易的事情。
我们最好的办法,并不是把所有的信息呈现给领导,然后让领导帮忙去拿主意;而是梳理我们的思绪,变成2-3个方案,让领导从中做出选择。这样一方面减少了领导用工时间,节省他的精力,另一方面也方便自己把事情推进下去。
这一层次上的沟通,尽管我们在这里谈得主要是和领导、上司的沟通,但事实上,它不限于此。与同事、客户也存在这一沟通层次。
沟通的第三个层次:说服和赢得支持
在沟通的过程中,重要的,当然不是占用对方的时间,重要的是,让他们接受我们建议,并提供支持。事实上,上司的支持,同事的配合,是我们做事的重要保障。
从对方的接收方式,从对方的需求,从对方的视角上出发,这样的沟通最容易被“感知”。从自己出发,即使情怀无限,还是容易引起误解。
我们刚刚提到沟通的三个方面:接收方式、需求和视角。
我们先看接收方式。每个人对于信息的接收方式是不同的,有听觉型、有视觉型,还有的,自说自话,把自己讲明白了。有的领导喜欢PPT,有的不喜欢。这些都是沟通方式的问题。妥善处理沟通方式的问题,就拆掉了沟通一层障碍。
另外,需求,沟通从对方的需求,从对方的角度出发更容易成功。人类的听觉是有选择性的,不是所有的声音都会被耳朵接收,进而翻译成语言符号;也不是所有的语言符号都能够准确无误地成为大脑信号。有些讲话尽管引起了大脑波动,但波动转瞬即逝,被人遗忘。这就是著名的“沟通漏斗”背后的事实。如果我们用意是说服对方,我们就要从对方的需求出发。