沟通是为了一个设定的目标,把信息、思想和情感在个人和群体中传递,并且达成共同协议的过程。
职场沟通一般有三种层次,每一种层次都有不同的沟通方法和技巧:
1.向下沟通:注重命令下达的方法
2.向上沟通:注重请示汇报的原则和步骤
3.水平沟通:注重协调配合的态度和方法
下面详细说明下以上三种不同层次沟通的方法,以达到有效沟通之目的。
一、向下沟通--命令下达常用的5种方法:
1.吩咐,适用场景是:
情况特殊时;
必须严格管制时;
情况紧急时;
管理者担负命令内容的一切责任时;
*例:胡小姐,请把此会议记录打印出来,立即分发到每一个与会者手中。
2.请托,适用场景是:
一般情况时;
给予部属一定余地时;
部属对命令内容负有相当责任时;
*例:小张,请参考这个案例,擬定出一张生产报告书的格式好吗?
3.征询,适用场景是:
欲使对方产生强烈意愿时;
欲培养对方时;
欲使对方加强责任感时;
*例:我认为不仿如此,你以为如何?
4.暗示,适用场景是:
以暗示方式即可完成工作时;
欲启发对方的积极态度时;
欲培养部属能力时;
*例:办公室是不是重新布置下,会显得更宽敞?
5.征求,适用场景是:
勉强分摊难以负担的工作时;
职务内容超过应有范围时;
与平时状况不同时;
*例:这项工作交期很紧,今晚要加班完成,谁愿意留下来?
二、向上沟通--请示汇报原则和步骤:
1.请示汇报原则
*完整:把要说的内容有条理,完完整整的表达出来
*简明:越短越好,越简单越好
*言之有物:有事实,有依据,对事不对人
*清淅:表达清晰,切忌含糊其辞,唯唯诺诺
*礼貌:说话要有技巧,有分寸
*正确:确保沟通信息正确,避免误解
2.请示汇报基本步骤:
1).事前准备
2).需求确认,仔细聆听与有效反馈
3).与上级探讨目标可行性
4).擬定详细的工作计划
5).在工作进行中随时进行汇报
6).在工作完成后及时总结汇报
三、水平沟通--协调配合方法
1.积极协调配合,不侵略、不退缩
2.尊重对方权责,同时也坚持原则
3.主动,开诚布公
4.站在对方角度看问题
总的来说,不论是哪一层次上的沟通,都要在沟通之前做好沟通准备,站在对方立场考虑问题,让对方产生好感,并适当赞美和肯定,这样才能让对方有继续下去的可能,仔细聆听对方想法找出与自已的共同点,使对方产生共鸣并认同,有效沟通就达成目的了。